zamknij to okno
Portale internetowe Wydawcnictwa Trendy sp. z o.o. korzystają z ciasteczek COOKIES w celu poprawnego działania statystyk GOOGLE oraz BIZON MEDIA dostarczających reklamy. Jeśli nie zgadzają się Państwo na zostawianie ciasteczek przez GOOGLE ANALYTICS prosimy o wyłączenie obsługi ciasteczek w konfiguracji Państwa przeglądarki stron internetowych i dalszą wizytę na stronie.

MENU   START WYDAWCA REDAKCJA ARCHIWUM  
Szukaj

WYSZUKIWARKA



BAZY PRAWA
PRAWO KRAJOWE
PRAWO UE

Elektroniczne przekazywanie dokumentacji do ZUS

Przemysław Gogojewicz
specjalista ds. ubezpieczeń społecznych

Na mocy ustawy z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (...) płatnicy, którzy rozliczają składki za co najmniej sześć osób, zobowiązani zostali do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS w postaci elektronicznej. Z tej formy przekazywania dokumentów mogą również skorzystać pozostali płatnicy.

Osoby, które się na to zdecydują, zobowiązane będą do elektronicznego przekazywania zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych i innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów.

Korzyści ze stosowania elektronicznych sposobów przekazywania informacji zostały dostrzeżone także na gruncie systemu ubezpieczeń społecznych. Skutkiem tego wprowadzone zostały regulacje, które umożliwiają płatnikom składek decydowanie o sposobie przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS - w formie papierowej lub elektronicznej.
 
Papierowa czy elektroniczna forma przekazywania dokumentów?
 
Zasadą jest, że płatnicy składek mają pełną swobodę w wyborze sposobu przesyłania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. Jednakże ustawodawca wskazał pewne kategorie podmiotów, które zobowiązane zostały do korzystania z elektronicznego sposobu przekazywania informacji do ZUS.

WAŻNE
Kategorią podmiotów, które zobowiązane zostały do korzystania z elektronicznych transferów danych ubezpieczeniowych, są płatnicy, którzy rozliczają składki za co najmniej sześć osób. Płatnicy rozliczający składki nie więcej niż za pięć osób mogą przekazywać dokumenty w formach pisemnych (według wzoru lub w formie wydruków komputerowych).

W uzasadnionych przypadkach dyrektor właściwego oddziału ZUS może upoważnić płatnika składek zobowiązanego do transmisji elektronicznych (czyli rozliczającego składki za więcej niż pięć osób) do przekazywania dokumentów w formie dokumentu pisemnego albo w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych.

Zawsze w takich wypadkach zainteresowany płatnik musi złożyć odpowiedni wniosek do właściwego oddziału ZUS. Płatnicy, którzy zostali zobowiązani do elektronicznego przekazywania dokumentów, oraz ci, którzy dobrowolnie zdecydowali się na taką formę przekazywania dokumentacji, zobowiązani są do elektronicznego przekazywania zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych i innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów.

Tą drogą otrzymywać też powinni potwierdzenia otrzymania dokumentów przez ZUS oraz inne informacje.

Elektroniczne przekazywanie danych

Przekazywanie dokumentacji do ZUS za pomocą elektronicznych środków wymiany danych może odbywać się w jednej z dwóch postaci:
  • transmisji danych w formie dokumentu elektronicznego utworzonego w darmowym programie Płatnik oraz
  • stworzenia dokumentacji w programie Płatnik i przekazanie takich danych do ZUS w formie zapisów na nośniku elektronicznym - płycie CD-ROM.
Płatnik jest nieodpłatnym programem komputerowym udostępnianym przez ZUS. Można się w niego zaopatrzyć w oddziale ZUS lub ściągnąć ze stron internetowych ZUS; program ten rozpowszechniany jest też z różnego rodzaju wydawnictwami - gazetami, czasopismami itp. Program umożliwia wprowadzanie szeregu danych, m.in. dane ewidencyjne płatników i ubezpieczonych, dane rozliczeniowe itd.

Służy on do przygotowywania dokumentacji ubezpieczeniowej i informacji ZUS IWA w postaci wydruku komputerowego - a więc tradycyjnej papierowej dokumentacji - oraz drogą elektroniczną, w postaci pliku.

Alternatywa dla Płatnika

Warto także wspomnieć, że 23 kwietnia 2007 r. rozpatrzona została apelacja ZUS od wyroku, który nakazał Zakładowi ujawnienie specyfikacji technicznej protokołu KSI MAIL, wykorzystywanego przez program Płatnik. Związane to jest z próbą wprowadzenia do powszechnego użycia, konkurencyjnego do Płatnika, programu komputerowego Janosik, spełniającego te same zadania. Sąd uznał, że dane te stanowią informację publiczną i nie mogą być zatajane przez Zakład.

Oznacza to, że do obiegu wprowadzony zostanie konkurencyjny program, co może znacznie wpłynąć na jeszcze szerszy rozwój tej formy przekazywania dokumentacji ubezpieczeniowej do ZUS. Zgodnie z komunikatem rzecznika prasowego ZUS Przemysława Przybylskiego, od 21 lipca płatnicy składek będą mogli przekazywać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe z wykorzystaniem alternatywnych dla programu Płatnik programów interfejsowych wytworzonych przez dowolnego producenta.

Elektroniczne sposoby przekazywania danych

Wykorzystanie połączenia z siecią Internet do przesłania dokumentów utworzonych w programie Płatnik może nastąpić na dwa sposoby. Pierwszy to transfer plików bezpośrednio z programu z wykorzystaniem odpowiednio skonfigurowanego połączenia internetowego. Drugi - transmisja danych z wykorzystaniem strony internetowej ZUS.

Wymaga to jednak wcześniejszego przygotowania dokumentów ubezpieczeniowych w formie zaszyfrowanego dokumentu elektronicznego i podpisanego podpisem elektronicznym, a następnie przesłania go z wykorzystaniem przeglądarki internetowej. Drugim elektronicznym sposobem przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS jest wykorzystanie płyt CD-ROM. Osoby, które chcą skorzystać z takiej formy przekazywania dokumentacji pomiędzy płatnikiem a ZUS, mogą przygotować zestaw dokumentów w programie Płatnik, a następnie zapisać je na nośniku CD w odpowiednim formacie. Tak utworzoną płytę należy dostarczyć do właściwego oddziału ZUS.

WARTO WIEDZIEĆ
Aby skorzystać z możliwości przekazywania dokumentacji ubezpieczeniowej do ZUS w postaci dokumentów elektronicznych zapisanych na płycie CD, niezbędne jest uzyskanie indywidualnej zgody dyrektora właściwego oddziału ZUS. Zgoda taka wydawana jest na wniosek płatnika składek.

Elektroniczne prowadzenie i przekazywanie dokumentacji ubezpieczeniowej ma wiele zalet. Wiąże się z oszczędnością czasu, wiele bowiem czynności zostało zautomatyzowanych i jest powielanych przez program komputerowy - wypełnianie formularzy, przygotowywanie wydruków. Płatnik nie musi gromadzić nadmiernej dokumentacji w postaci papierowej, a jego wizyty w oddziale ZUS zostają ograniczone do minimum.

Zabezpieczenia elektronicznej wymiany dokumentów

Trzeba zaznaczyć, że komunikacja elektroniczna, mimo że przez wiele osób jest traktowana z pewną obawą, jest bezpieczna i gwarantuje poufność przekazywanych danych oraz - co warte podkreślenia - brak jakiejkolwiek ingerencji w dokument, tj. wprowadzenia do niego nieprawdziwych danych czy wysłania go do ZUS bez zgody płatnika. Bezpieczeństwu danych w elektronicznej wymianie dokumentów służyć ma przede wszystkim wykorzystanie podpisu cyfrowego oraz odpowiednie szyfrowanie przesyłanych danych.

Podpis cyfrowy tworzony jest zgodnie z przyjętymi regułami kryptograficznymi przy wykorzystaniu tajnego, unikatowego kodu, zwanego kluczem prywatnym nadawcy. Odbiorca tej wiadomości może zweryfikować autentyczność podpisu nadawcy dzięki znajomości jedynego i unikatowego klucza publicznego nadawcy. Płatnicy składek korzystający z tej formy przekazywania dokumentacji zobowiązani są zatem posiadać tzw. klucz prywatny i odpowiadający mu klucz publiczny.

Klucz prywatny generowany jest przez program Płatnik. Jest tajny i wykorzystywany przy tworzeniu podpisu cyfrowego nadawcy. Jest jedyny i niepowtarzalny dla każdego płatnika. Klucz publiczny natomiast wydawany jest i podpisywany przez organ certyfikujący. Jest to tajny, unikatowy kod służący odbiorcy do zweryfikowania autentyczności podpisu nadawcy wiadomości, udostępniony przez nadawcę wszystkim podmiotom uczestniczącym w procesie elektronicznej wymiany danych. Klucz cyfrowy gwarantuje brak możliwości zakwestionowania swojego udziału w elektronicznej wymianie danych.

Dzięki temu uczestnik, który np. wysłał dokument, nie będzie mógł się wyprzeć tego działania. Ponadto klucz zapewnia integralność danych, a więc taką ich właściwość, jaka gwarantuje, że nie zostały one zmodyfikowane lub zniszczone w nieuprawniony sposób (przypadkowy lub zamierzony). Z kolei szyfrowanie danych, poprzez ich kryptograficzne przekształcenie, zapewnia poufność przekazywanej dokumentacji. Bardzo ważną gwarancją poprawności działania tego systemu jest ponadto nałożenie na płatników odpowiedzialności za nieprawidłowości w dokumentach ubezpieczeniowych, które są wynikiem dostępu do klucza prywatnego osób nieupoważnionych.

Nakłada to na płatników szczególny obowiązek dbania o bezpieczeństwo klucza prywatnego, gwarantując przez to jeszcze większe bezpieczeństwo tego typu transmisji danych. Trzeba mieć na uwadze, że dokumenty przekazywane niezgodnie z ustalonymi wymogami nie są przez ZUS przyjmowane. Jest to równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów. Taki sam skutek następuje w przypadku przekazania dokumentów, które nie mogą być przetworzone przy użyciu wykorzystywanej technologii.

WAŻNE
W celu realizacji powinności elektronicznego przekazywania dokumentacji do ZUS ustawodawca nałożył na płatników obowiązek posiadania poczty elektronicznej. Aktualny jej adres płatnicy zobowiązani są podawać w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych, a także informować ZUS o każdej zmianie tego adresu.

Upoważnienie osób trzecich do przekazywania dokumentów

Zgodnie z obowiązującymi przepisami każdy płatnik zobowiązany do przekazywania do ZUS dokumentów w formie elektronicznej może upoważnić do tych czynności inną osobę fizyczną lub prawną. Podmioty przekazujące dokumentację w imieniu płatników zobowiązane są do rejestracji upoważnień w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS. Przedstawiciel płatnika składek lub podmiotu upoważnionego (np. biura rachunkowego) zgłasza się we właściwym oddziale ZUS wraz z dokumentami potwierdzającymi tożsamość podmiotów i osoby składającej wniosek oraz pisemnym pełnomocnictwem upoważniającym do działania w imieniu płatnika.

Różnice między papierową a elektroniczną wymianą danych

Bardzo charakterystyczną różnicą między elektroniczną a tradycyjną wymianą dokumentacji pomiędzy płatnikiem a ZUS jest uczestnictwo w tej procedurze trzech podmiotów. Obok płatnika składek i właściwego oddziału ZUS należy wymienić jeszcze Centrum Certyfikacji Unizeto Centrum. Jest ono zaufanym organem zarządzającym certyfikatami klucza publicznego uczestników elektronicznej wymiany - a więc płatnika i oddziału ZUS.

Do głównych zadań Centrum należy wydawanie, unieważnianie i odnawianie certyfikatów klucza publicznego (więcej informacji na stronie www.cc.unet.pl). ZUS uczestniczy w elektronicznej wymianie dokumentów poprzez swoje terenowe jednostki organizacyjne, w których zlokalizowane są tzw. punkty rejestracyjne. Osobisty kontakt płatnika (upoważnionego przedstawiciela płatnika) odbywa się tylko w wyjątkowych przypadkach.

Do zadań punktu rejestracji należy stwierdzanie tożsamości reprezentanta płatnika i poprawności danych zawartych we wnioskach o rejestrację nowego płatnika, odnawianie czy unieważnianie certyfikatu, przyjmowanie wymienionych wniosków, rejestracja upoważnień do występowania innych podmiotów w imieniu płatnika podczas elektronicznej komunikacji z ZUS. Kompletna informacja przesyłana między uczestnikami elektronicznej wymiany dokumentów nosi miano komunikatu.

Standardowy komunikat jest zawsze w postaci zaszyfrowanej i zawiera zestaw dokumentów ubezpieczeniowych, podpis cyfrowy oraz certyfikat klucza publicznego. Płatnicy przekazujący taki komunikat są ponadto zobowiązani do pobrania potwierdzenia otrzymania dokumentu ubezpieczeniowego w formie elektronicznej oraz poprawności jego struktury, wystawione przez ZUS w postaci komunikatu.

Podstawa prawna
  •  ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.)
  •  ustawa z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 8, poz. 64)
  •  rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 3 lipca 2001 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego poprzez teletransmisję danych (Dz.U. nr 73, poz. 774 ze zm.)

WAŻNE
Do 31 maja 2006 r. rolnicy prowadzący równocześnie działalność gospodarczą muszą złożyć do KRUS zaświadczenie z urzędu skarbowego o wysokości podatku dochodowego za 2006 r. Jest to konieczne, aby móc nadal odprowadzać składki do KRUS, a nie do ZUS. Z zaświadczenia musi wynikać, że podatek dochodowy za 2006 r. nie przekroczył kwoty 2643 zł. Jeżeli jednak był wyższy, to od początku lipca rolnik będzie musiał opłacać składki do ZUS.

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie opublikowania go w piśmie.
S2pXSLTransformator::missingFileError :: Plik z szablonem XSL /htdocs/e-podatnik.pl/epodatnik/xml/spisy_tresci_czasopism/doradca_podatnika/633.xml NIE ISTNIEJE !!!
Hotelarz    Rynek Turystyczny     Restauracja    Polski Jubiler
Wydawnictwo TRENDY | Polskie Wydawnictwa Specjalistyczne ProMedia



Zapoznaj się z naszym portalem pisma branżowego Hotelarz